วิธีจัดเก็บเอกสาร ในตู้เอกสารเหล็ก

วิธีจัดเก็บเอกสาร ในตู้เอกสารเหล็ก

การจัดเก็บเอกสารที่ได้รับความนิยม โดยเฉพาะในออฟฟิศหรือในสำนักงานทั่วไปได้แก่การจัดเก็บไว้ในตู้เหล็กเก็บเอกสารที่มีให้เลือกใช้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของสถานที่หรือเหมาะกับการจัดเก็บ เช่น ตู้เหล็ก 2บานเปิด ตู้เหล็กเก็บเอกสาร 2 ลิ้นชัก หรือแบบอื่น ๆ การเลือกใช้ตู้เหล็กมีข้อดีได้แก่ มั่นคง แข็งแรงและการจัดเก็บมีความปลอดภัยสูงสำหรับวิธีการจัดเก็บเอกสารให้มีระเบียบสามารถค้นหาหรือหยิบจับใช้งานได้ง่าย ทำได้ ดังนี้

1. จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม

อุปกรณ์การจัดเก็บได้แก่ ตู้เอกสารรูปแบบต่างๆ สามารถเลือกรูปแบบให้เหมาะกับการใช้งานหรือมีขนาดพอเหมาะกับพื้นที่ภายในห้องทำงานเหมาะกับจำนวนเอกสารที่มี คือตู้เก็บเอกสารต้องไม่เล็กหรือใหญ่เกินไป

2. คัดแยกเอกสาร

การคัดแยกเอกสารควรแยกเป็น 3 ประเภท ได้แก่ เอกสารสำคัญและเอกสารทั่วไป ซึ่งเอกสารทั้ง 2 ประเภท มีลักษณะความสำคัญต่อการจัดเก็บแตกต่างกันได้แก่

-เอกสารสำคัญ ได้แก่เอกสารสำคัญต่าง ๆ ที่มีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของกิจการเช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบกรมธรรม์ประกันภัย ใบหุ้น โฉนด และหนังสือสัญญาต่าง ๆซึ่งเอกสารเหล่านึ้ควรจัดเก็บไว้ในตู้เหล็ก หรือตู้เหล็กแบบมี ลิ้นชัก และสามารถล็อกหรือใส่กุญแจได้

– เอกสารทั่วไป อาจเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ทุกวัน ไม่ใช่เอกสารสำคัญแต่จำเป็นต้องใช้เช่น แบบฟอร์มต่าง ๆ โบชัวร์ หรือหนังสือที่เป็นข้อมูลความรู้ให้กับบุคคลทั่ว ๆ ไปอาจจัดเก็บไว้ที่ชั้นเก็บเอกสาร ชั้นวางของ หรือตู้เก็บเอกสารทั่วไป เน้นสะดวกต่อการใช้งาน เช่น ตู้บานเปิด

– เอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว รอให้หมดอายุการใช้งานหรือรอทำลาย เช่น ประกาศต่าง ๆจดหมายแจ้งประชุม สถิติข้อมูลเก่าที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว สำเนาเอกสารที่ใช้แต่ตัวจริง

3. แยกเอกสารเป็นหมวดหมู่

วิธีนี้จะทำให้ง่ายและสะดวกต่อการค้นหาหรือนำออกมาใช้งาน

4. จัดเรียงตามลำดับความสำคัญ

เช่น จัดเรียงตามลำดับวันที่ ระยะเวลา จัดเรียงตามลำดับตัวอักษร ตามแผนก หรือตามประเภทของผลิตภัณฑ์และการผลิต

5. จัดเข้าแฟ้มก่อนเก็บเข้าตู้เหล็ก

หรือตู้ก็บเอกสารแบบต่าง ๆ กรณีที่เอกสารเหล่านั้นมีจำนวนมากและจำเป็นต้องใช้งานประจำ การเก็บใส่แฟ้มนอกจากทำให้เก็บหรือจัดเรียงในตู้เหล็กเก็บเอกสารได้ง่ายยังสะดวกต่อการใช้งานอีกด้วย

6. การจัดเก็บเข้าที่

ในการจัดเก็บเอกสารเข้าตู้เหล็ก หรือจัดเก็บในตู้เอกสารแบบลิ้นชัก เพื่อให้สะดวกต่อการจัดเก็บและการค้นหา ควรเขียนกำกับไว้ที่แฟ้มหรือบันทีกรายการจัดเก็บติดไว้ที่ตู้เก็บเอกสารนั้น ๆ ด้วย